16 OKTOBER 2009 Dick Arendshorst

De rol van de bemiddelaars van Nestorkring:

scharnier tussen opdrachtgevers en nestoren

Nestorkring heeft een bestuur dat de aanvragen van maatschappelijke organisaties om een nestor (adviseur, mentor, coach) beoordeelt. Komt een aanvraag voor behandeling in aanmerking, dan treedt de bemiddelaar op. Hij praat verder met de aanvrager (opdrachtgever), zoekt een bijpassende nestor, bewaakt het proces en doet de eindevaluatie met nestor en opdrachtgever.

We praten hierover met twee bemiddelaars: Frank Heine en Joost van Gelder.

De kwaliteiten van een bemiddelaar

Nestorkring kent drie regionale bemiddelaars en een achterwacht. Frank Heine doet Centrum en Zuid-Nederland, Joost van Gelder West-Nederland. Wat zeggen zij over de kwaliteiten van de bemiddelaar vergeleken met die van de nestor? Ze komen tot drie punten:

• Je moet je nestoren goed kennen en van ieder zijn of haar speciale kwaliteiten.
• Je moet (vaak op basis van werkervaring) een organisatie en zijn hulpvraag snel kunnen analyseren.
• Je moet er “aardigheid” in hebben en ook bemiddelaar willen zijn. Het is een andere rol dan nestor zijn.

Heine vertelt hoe hij bij zijn recente aanstelling tot bemiddelaar een tournee langs zijn nestoren maakte en met hen praatte over hun ambities, hun werkervaring en hoe ze in hun werk als nestor staan. Van Gelder werd vanwege zijn werkervaring zo’n tien jaar geleden gevraagd voor het bemiddelaarschap. ‘Ik vind het heel leuk werk, andere nestoren niet zo.’ Heine noemt het ‘spannend, uitdagend werk’.

Het eerste contact

Wat doet de bemiddelaar als hij van het bestuur te horen krijgt dat een aanvraag van een organisatie gehonoreerd wordt? Hij oriënteert zich op de organisatie aan de hand van het aanvraagformulier, het bekijken van de website (staat hier bijvoorbeeld een organogram van de organisatie op?) en door eventueel stukken op te vragen.

Dan wordt er zo snel mogelijk (binnen een of twee weken) een afspraak gemaakt. Van Gelder: ‘Bij dat gesprek komt meestal heel wat meer los dan op het aanvraagformulier staat’. Heine: ’Het is een kwestie van goed doorvragen en dan overdenken’. In de praktijk is een gesprek van hooguit anderhalf uur voldoende om de problematiek van de organisatie te herkennen.

Van Gelder: ‘Vaak schort het aan een goede interne communicatie’. Ook de vraag naar coaching is groot. Heine: ‘Bijspijkeren is normaal. De schaamte daarvoor is verdwenen’.

Het aanwijzen van een nestor

Na dit gesprek analyseert de bemiddelaar heel snel welke nestor het beste bij de hulpvraag van de opdrachtgever past. Hiervoor mag hij ook gebruikmaken van het nestorenbestand van de andere regio’s als het om heel specifieke benodigde kwaliteiten (bijvoorbeeld een accountant) gaat.

Van Gelder: ‘Dan bellen we een nestor en regelen een gezamenlijke afspraak met de opdrachtgever. Mijn ervaring is dat het met de keuze van de nestor meestal wel goed zit.’ Het komt maar een doodenkele keer voor dat de “match” toch niet goed is.

Contract en evaluatie

De volgende stap is het sluiten van een contract met de opdrachtgever, waarbij een goede omschrijving van de opdracht van groot belang is. Het contract wordt ondertekend door het bestuur van Nestorkrijg, de nestor en de opdrachtgever. Tijdens het proces van het uitvoeren van de opdracht kan de opdracht zich soms wijzigen.

De bemiddelaar blijft de vinger aan de pols houden. Hij moet de voortgang bewaken. Aan het eind van de rit laat hij de nestor en opdrachtgever ieder een evaluatieformulier invullen. Ook houdt hij met ieder een eindgesprek.

Ervaringen

Heine en Van Gelder hebben, zo merk je in het gesprek, een gedegen ervaring. Ze kunnen bijvoorbeeld al snel aan de formulering van de aanvraag aflezen wat er echt achter schuilt. Om het in gewoon Nederlands te zeggen, ze laten zich ook geen oor aannaaien om bijvoorbeeld een nestor in te schakelen om een tekort aan menskracht in de organisatie op te vangen of om een coach te misbruiken om iemand uit de organisatie te werken.

In de praktijk komt dit niet te vaak voor. Ze hebben juist plezier in de grote diversiteit van de soms onverwachte en onbekende opdrachtgevers en de soort opdrachten. Heine vindt het spannend om voor maatschappelijke organisaties te werken die niet de harde targets van het bedrijfsleven kennen.