08 FEBRUARI 2011 Nestorkring

Een lopende opdracht: een welzijnsinstelling in beweging

Een regionale welzijnsinstelling maakt een stevig veranderingsproces door. Zo ontstaat er door fusie een bredere taakstelling en is de traditionele bestuursvorm van bestuur en gemandateerde directeur vervangen door een directeur/bestuurder en een raad van toezicht. De werkzaamheden zullen worden uitgevoerd gericht op een vooraf bepaald resultaat. De instelling is klaar voor de toekomst.
Indien hiervoor de Nestorkring zou zijn ingeschakeld zit, in deze fase, voor de nestor meestal de klus erop. Zo niet in dit geval.
Met hulp van externe deskundigheid zijn de voor dit proces noodzakelijke veranderingen in besluitvorming bekrachtigd, uitgewerkt en op papier gezet . De organisatie is aangepast volgens schema en afspraken, maar het wil nog niet echt lukken. Personeelsleden, ook kaderleden, zijn afwachtend/kritisch, er is wat gemor. Men houdt teveel vast aan de oude werkwijze, waardoor er van een adequate implementatie van de vernieuwingen nog niet zoveel terecht komt. Het is ook niet duidelijk of alle medewerkers zijn berekend op hun taak. Daarnaast heeft ook de bestuurder wat moeite met het vinden van de juiste taak/positie in de nieuwe organisatie.
Het is in deze fase dat Nestorkring de opdracht krijgt om de bestuurder te adviseren om van zijn instelling, in de vastgestelde nieuwe structuur, een goed functionerende organisatie te maken. Tegelijk wil de bestuurder gecoacht worden bij het functioneren in zijn nieuwe rol. Er bestaat op dat moment binnen de organisatie geen duidelijk beeld voor een plan van aanpak.
In enkele gesprekken met de nestor wordt duidelijk dat de directeur/bestuurder de organisatie van de uitvoering meer zal moeten loslaten en dit meer op afstand zal moeten volgen. Daarnaast zal hij meer invulling moeten geven aan zijn taak als bestuurder, dus meer gericht zijn op beleid en ontwikkeling en op de manifestatie van zijn instelling naar buiten.
De samenstelling en taken van het managementteam zullen opnieuw moeten worden gedefinieerd.
De resultaatverantwoordelijke taakstelling van de managers is nieuw en nog niet bij iedereen ten volle doorgedrongen. Op instigatie van de nestor worden er functiebeschrijvingen gemaakt en competentieprofielen. Hiermee ontstaan er criteria waaraan het functioneren van de managers kan worden getoetst en bijscholingsinitiatieven kunnen worden vastgesteld. Daarnaast moet worden gecheckt of de managers voldoende bereid zijn en de ambitie hebben om hun taak – nieuwe stijl - aan te vatten.
Het is van belang om deze instrumenten op afzienbare termijn in te zetten om te voorkomen dat de per definitie wat lastiger aan te sturen taakeenheden te sterk ankeren in oude werkwijze of gewoonten ontwikkelen die haaks staan op de gewenste nieuwe situatie.
Het is voor de nestor een uitdaging om de mooie formuleringen in het veranderplan te helpen omzetten in een concrete invulling van ‘het nieuwe werken’ en om de implementatie nu echt ter hand te laten nemen.
Het zicht op wat er moet gebeuren is er nu, evenals het nodige instrumentarium. De nestor zal de bestuurder de komende tijd van advies blijven dienen.