16 DECEMBER 2011 Nestorkring

Achter de muziek aan

De fraai gelegen plaats P. in het verafgelegen H. kent een rijk cultuurleven. Behalve een klein theater, verscheidene koren en enkele muziekverenigingen, inclusief fanfare, heeft P. ook een cultuurcentrum: Vincentius. Bij Vincentius kun je muzieklessen volgen, maar er is ook een theaterklas, je kunt er tekenen en schilderen leren en vorig jaar is de plaatselijke, zelfstandig in P. gevestigde dansschool opgegaan in Vincentius. Een breed cultureel aanbos dus, waarbij zesendertig parttime docenten jaarlijks bijna 4000 cursisten bedienen (Jaarverslag 2010).

De Nestorkring is door de leiding van Vincentius gevraagd te komen praten en zo mogelijk te helpen bij het oplossen van het daar spelende probleem. Zoals te doen gebruikelijk gaat de Nestorkring eerst poolshoogte nemen. Wat is er precies aan de hand? Het zou gaan om een organisatieprobleem dat het goed functioneren van de instelling in de weg staat.
Het probleem dat kennelijk ten grondslag ligt aan de onrust en onduidelijkheid in de organisatie is dat er in opdracht van de subsidiërende gemeente moet worden bezuinigd.

Het managementteam, bestaande uit directeur en hoofden van de sectoren "beeldend" , "theater & dans", "muziek" en "regulier onderwijs", zijn het onderling sterk oneens over de aanpak van de bezuinigingsopdracht. Onder de docenten is onrust en onzekerheid over de omvang van hun aanstelling en de administratie wordt gek van de vragen, verzoeken, opmerkingen en zelfs beschuldigingen van her en der uit de organisatie.
In de afgelopen weken zijn in de laatste vier M.T. vergaderingen alleen maar de bezuinigingsproblemen besproken, waarin "beeldend" "muziek" verwijt dat deze sector sowieso al jaren teveel geld krijgt toebedeeld. Niet zelden is er daarbij een van de M.T. leden kwaad opgestapt, om al dan niet even later weer mokkend aan te schuiven. De directeur wordt minder toegankelijk en sluit zich als het ware op in een onduidelijk schema van Excel-oefeningen. Een complicerende factor is dat de administrateur, die als enige echt zicht op de cijfers lijkt te hebben, voortdurend mogelijke bezuinigingsvarianten bespreekt met verschillende leden van de MT of met docenten, wat zeker niet bijdraagt tot rust en onderling vertrouwen .

De Nestorkring is gevraagd om een nestor voor deze opdracht te vragen die grote kennis en affiniteit heeft met de cultuur en in het bijzonder met betrekking tot de kunsteducatie. De nestor die de klus gaat oppakken heeft kinderen die op muziekles hebben gezeten en een echtgenote die in een koor zingt. Is dat genoeg cultuur of gaat het hier om andere dingen?

Na enkele gesprekken bespreekt de nestor – een ervaren organisatiedeskundige - zijn bevindingen met de directeur en samen komen zij tot een plan van aanpak van de eerste fase van de opdracht:

• De directeur mag wat meer de leiding nemen in het bezuinigingsproces
• De leden van het M.T. moeten meer financieel inzicht krijgen in hun sector: hoeveel inkomsten staan er tegenover hoeveel kosten.
• De directeur licht in het M.T. de bezuinigingsopdracht toe, onder andere de door de gemeente gestelde randvoorwaarden (hoogte van het lesgeld).
• Hij stelt voor dat elke sector pondspondsgewijs bijdraagt aan de bezuiniging: tien procent
• Hij geeft de leden van het M.T. opdracht binnen vier maanden te komen met bezuinigingsvoorstellen binnen de eigen sector. De directeur zal desgevraagd van advies dienen, maar zal de verantwoordelijkheid voor het bezuinigingsvoorstel geheel bij het sectorhoofd laten.
• Er wordt afgesproken over vier maanden de sectorbezuinigingen in het M.T. te bespreken en zo mogelijk vast te stellen.
• De administrateur wordt gevraagd uitingen van zijn deskundigheid en kennis slechts te richten tot de leiding van he instituut. Daarbij wordt hem nadrukkelijk gevraagd om de leden van het M.T. adviserend te ondersteunen in hun bezuinigingstaak.
• Fase II zal zijn het aanpassen en vaststellen van de bezuinigingen, fase III de implementatie.
• Het personeel wordt op de hoogte gebracht van deze procedure.